İş akışı oluşturma, bir görevin hangi sırayla, kim tarafından ve hangi koşullarda ilerleyeceğini önceden belirlemektir. Kağıt üzerinde yürüyen işlerde bu adımlar çoğu zaman kişilerin hafızasında kalır; bu da atlanan onaylar, kaybolan formlar ve takip edilemeyen gecikmeler anlamına gelir. Dijital bir iş akışı ise her adımı görünür ve izlenebilir hale getirir.
Kolaytik'te bir iş akışı kurmak için önce veriyi toplayacağınız formu tasarlarsınız, ardından bu formun hangi aşamalardan geçeceğini ve her aşamada kimin sorumlu olduğunu tanımlarsınız. Bir talep oluşturulduğunda sistem onu doğru kişiye yönlendirir, gerekli onaylar alınana kadar süreci açık tutar ve tamamlandığında ilgilileri bilgilendirir. Böylece işin nerede beklediği her an bellidir.
Bu yaklaşım, en basit izin talebinden karmaşık üretim onaylarına kadar her ölçekte uygulanabilir. Amaç, tekrar eden işleri standart bir düzene bağlamak ve insan hatasına açık manuel takibi ortadan kaldırmaktır. İyi tasarlanmış bir iş akışı, ekibin işi konuşmak yerine işi yapmasına imkan tanır.