ISO 9001 kalite yönetim sistemi, süreçlerin belgelenmesini ve düzenli kayıt tutulmasını gerektirir. Bu nedenle işletmeler denetim kayıtları, uygunsuzluk bildirimleri, düzeltici faaliyet takibi, tedarikçi değerlendirme ve iç denetim gibi pek çok form kullanır. Bu formların tutarlı ve erişilebilir olması, sistemin sağlıklı işlemesi için önemlidir.
Dijital formlar bu ihtiyaca doğrudan yanıt verir. Örneğin bir uygunsuzluk formunda tespit tarihi, ilgili süreç, açıklama ve alınacak önlem alanları bulunabilir. Düzeltici faaliyet formunda sorumlulukları, termin tarihlerini ve sonuç bilgisini kayıt altına alabilirsiniz. Kolaytik ile bu alanları oluşturmak, zorunlu alanları belirlemek ve formları standart hale getirmek mümkündür.
Kalite kayıtlarının dijital ortamda tutulmasının en büyük avantajı izlenebilirliktir. Her kayıt tarihiyle birlikte saklandığından geçmişe dönük inceleme yapmak, denetim sırasında belge sunmak ve süreçleri raporlamak kolaylaşır. Kağıt dosyalar arasında kaybolma riski ortadan kalkar.
Standart formlar aynı zamanda kurum içinde birlikteliği artırır. Herkes aynı yapıyı kullandığından kayıtlar karşılaştırılabilir ve tutarlı olur. Bu da denetimlerde ve sürekli iyileştirme çalışmalarında güçlü bir temel sağlar.