Otomatik süreç kurmanın temelinde tetikleyici ve eylem mantığı vardır. Bir form gönderildiğinde, bir onay verildiğinde ya da belirli bir tarih geldiğinde sistemin ne yapması gerektiğini önceden tanımlarsınız. Kolaytik bu kuralları kod yazmadan, adım adım oluşturmanıza olanak tanır; siz koşulları belirlersiniz, gerisini sistem yürütür.
Pratikte bu, tekrar eden birçok işin insan müdahalesi olmadan ilerlemesi demektir. Örneğin bir talep formu dolduğunda ilgili yöneticiye bildirim gidebilir, onay verildiğinde bir sonraki aşama otomatik açılabilir ve süreç tamamlandığında kayıt arşive alınabilir. Her adım koşullara bağlanabildiği için farklı durumlar farklı yollara yönlendirilebilir.
Bu kurgunun en büyük faydası tutarlılıktır. Süreç kim tarafından başlatılırsa başlatılsın aynı kurallarla işler, hiçbir adım unutulmaz ve her hareket kayıt altına alınır. Ekipler böylece rutin takibe harcadıkları zamanı asıl işlerine ayırır. Kolaytik'te bir süreci bir kez doğru kurduğunuzda, o süreç her seferinde aynı disiplinle çalışmaya devam eder.