İşletmeler etkinliklerde, karşılamalarda ya da web sayfalarında ziyaretçilerden çok sayıda bilgi toplar; ancak bu bilgiler çoğu zaman bir kağıtta ya da ayrı bir tabloda kalır. Elle aktarım zaman alır, hata içerir ve çoğu potansiyel iletişim takip edilmeden kaybolur. Böyle olunca toplanan verinin değeri de gerçekleşmez.
Kolaytik ile misafir veya ziyaretçi formları dijital hale getirilir ve toplanan bilgiler doğrudan müşteri kayıtlarına akar. Bir ziyaretçi formu doldurduğunda kayıt otomatik oluşur, ilgili satış veya iletişim ekibine yönlendirilir ve takip adımları tetiklenebilir. Böylece ilk temastan itibaren her kişi sistemde görünür ve sorumlu bir kişiye bağlanır.
Bu akışın en belirgin faydası, hiçbir temasın boşa gitmemesidir. Toplanan her bilgi izlenebilir bir kayda dönüşür, takip görevleri unutulmaz ve iletişim geçmişi tek bir yerde birikir. Manuel veri girişine harcanan zaman ortadan kalkarken, verinin doğruluğu da artar. Kolaytik, dağınık form verisini düzenli bir müşteri ilişkileri sürecinin başlangıç noktasına dönüştürür.