Bir onay mekanizması kurmanın ilk adımı, hangi kararın kim tarafından verileceğini netleştirmektir. Talebin türüne, tutarına ya da departmanına göre farklı kişiler devreye girebilir. Kolaytik'te bu kuralları önceden tanımlarsınız; sistem her talebi doğru sıradaki onaylayıcıya yönlendirir ve süreç tamamlanana kadar açık tutar.
Onay zincirleri tek aşamalı olabileceği gibi çok kademeli de olabilir. Belirli bir tutarın altındaki talepler doğrudan bir yöneticinin onayıyla geçerken, üzerindekiler ek bir kademeye yönlendirilebilir. Koşullu dallanma sayesinde her talep gereken kadar onaydan geçer, gereksiz adımlarla vakit kaybedilmez. Onaylayan kişi talebi görür, gerekirse açıklama ekler, onaylar ya da reddeder.
Bu yapının en önemli faydası hesap verebilirliktir. Her onayın kim tarafından, ne zaman verildiği kayıt altına alınır; reddedilen talepler gerekçesiyle birlikte saklanır. Bir talebin hangi aşamada beklediği her an görünür olduğu için darboğazlar hızla fark edilir. Kolaytik, sözlü mutabakatlara ve kayıp e-postalara dayanan onay süreçlerini şeffaf ve izlenebilir bir düzene taşır.