ISO 9001 Dokümantasyon Sürecini Dijitalleştirme

Kısa Özet

ISO 9001, süreç odaklı bir kalite standardıdır ve yoğun dokümantasyon gerektirir. Bu dokümantasyonun dijitalleştirilmesi, hem denetimlerde hem de günlük işleyişte ciddi kolaylık sağlar.

ISO Dokümantasyon Yapısı

• Prosedürler
• Talimatlar
• Formlar ve kayıtlar
• Planlar ve raporlar

Kağıt veya dağınık Excel yerine, dijital formlar ve iş akışları bu yapıyı sadeleştirir.

Adım Adım Dijital ISO Süreci

1. Mevcut ISO doküman envanterini çıkar.
2. En sık kullanılan formları önce dijitale taşı.
3. Prosedür akışlarını Kolaytik içinde süreç olarak modelle.
4. İlgili kayıtların hangi formdan üretileceğini tanımla.
5. Denetim öncesi tüm kayıtları sistemden tek tıkla alabilir hale gel.

Örnek Senaryo

Bir gıda üretim firması:

• Düzeltici-önleyici faaliyet (DÖF), iç tetkik ve müşteri şikayet kayıtlarını Kolaytik’ten yürütüyor.
• Denetimde klasör taşımak yerine dijital rapor sunuyor.

SSS

S: ISO denetçileri dijital kayıtları kabul eder mi?
C: Evet, kayıtların izlenebilir ve değiştirilemez mantığa uygun olması yeterlidir.

S: Eski kağıt kayıtları sisteme aktarmak zorunda mıyım?
C: Şart değil; belirli bir tarihten sonrası dijital, öncesi arşivde kalabilir.

S: Sistemi denetçiye göstermek zorunda mıyım?
C: Denetçi talep ettiğinde süreçlerinizi nasıl yönettiğinizi gösterebilirsiniz; bu genelde olumlu karşılanır.