İş Akışı Oluşturma Nedir?

Kısa Özet

İş akışı, belirli bir işi tamamlamak için peş peşe gelen adımların tanımlanmış halidir. Dijital iş akışı, bu adımların sistem üzerinden otomatik veya yarı otomatik yönetilmesini sağlar. Kolaytik, KOBİ’ler için kod yazmadan iş akışı kurmaya imkân verir.

İş Akışı Kavramının Detayları

İş akışı, “kim, neyi, ne zaman, hangi sırayla yapacak?” sorularının cevabıdır.

• Adımlar belirlenir
• Sorumlular atanır
• Formlar ve onay mekanizmaları devreye girer
• Süreç baştan sona izlenebilir hale gelir

Kağıt, telefon ve WhatsApp üzerinden yürüyen süreçler tek bir dijital hat üzerinde toplanır.

Adım Adım İş Akışı Tasarımı

1. Süreci seç (örneğin: teklif → sipariş).
2. Başlangıç ve bitiş noktasını yaz.
3. Aradaki adımları madde madde çıkar.
4. Her adım için sorumlu kişi/birim belirle.
5. Hangi adımda hangi formun doldurulacağını tanımla.
6. Kolaytik’te bu adımları sıraya diz ve kuralları ekle.

Örnek Senaryo

Bir mimarlık ofisi, teklif–onay–proje başlatma sürecini dijitalleştiriyor.
Her yeni müşteri için süreç aynı akıştan geçiyor; böylece işler kişiye bağlı olmaktan çıkıyor.

SSS

S: İş akışıyla prosedür arasındaki fark nedir?
C: Prosedür yazılı anlatımdır, iş akışı ise bu prosedürün sistemde yaşayan halidir.

S: Tüm süreçleri bir anda dijitalleştirmek zorunda mıyım?
C: Hayır, en kritik süreçten başlayıp kademeli ilerlemek en sağlıklısıdır.

S: İş akışı kurmak yalnızca büyük firmalara mı uygundur?
C: Hayır, en çok KOBİ’lerin işini kolaylaştırır; çünkü insan kaynağı sınırlıdır.